Автоматизация с нуля

Цели:

• оптимизация и полный контроль финансовых и товарных потоков;
• ускорение оборачиваемости финансовых ресурсов и сокращение затрат на привлечение заемного капитала;
• построение системы внутреннего контроля (СВК) для предотвращения непроизводственных потерь (хищений);
• возможность оперативно отслеживать (в т.ч. программными средствами) имеющихся отклонениях от установленных плана, бюджета с целью оперативного выявления причин таких отклонений и оперативного реагирования;
• минимизация и оптимизация складских запасов (производственных и готовой продукции);
• снижение и оптимизация затрат на производство и реализацию;
• выявление резервов и определение недостаточности компетенций персонала;
• создание единого расчетного, учетного, контрольного и аналитического центра.

Методы.

автоматизация за на базе 1С и/или иных программных продуктов.

Затраты:

• проведение обследование с целью определения "узких мест" и разработки оптимальной стратегии автоматизации;
• покупка программных продуктов и дополнительного оборудования;
• установка, настройка программных продуктов и оборудования под специфику и требования клиента;
• обучение персонала.

Срок окупаемости
проекта:

до одного года.

Дальнейшее
развитие и
поддержка

Ничто не стоит на месте. В случае быстрого достижения ожидаемого эффекта, мы готовы продолжить и развить автоматизацию.

Автоматизация на платформе 1С

Почему 1С?

• Последние версии 1С позволяют создать интегрированную программную среду способную соединить в единое целое холдинг, состоящий из десятков филиалов, дочерних структур и зависимых общих, занимающихся различными видами деятельности;
• 1С является самой популярной бухгалтерской программой, что резко снижает затраты на обучение персонала и упрощает процесс адаптации при переходе на новую, более совершенную версию.

Цели:

• оптимизация и полный контроль финансовых и товарных потоков;
• ускорение оборачиваемости финансовых ресурсов и сокращение затрат на привлечение заемного капитала;
• построение системы внутреннего контроля (СВК) для предотвращения непроизводственных потерь (хищений);
• создание системы управления рисками (СУР);
• создание системы индикаторов корпоративных злоупотреблений;
• возможность оперативно отслеживать (в т.ч. программными средствами) имеющихся отклонениях от установленных плана, бюджета с целью оперативного выявления причин таких отклонений и оперативного реагирования;
• минимизация и оптимизация складских запасов (производственных и готовой продукции);
• снижение и оптимизация затрат на производство и реализацию;
• выявление резервов и определение недостаточности компетенций персонала;
• создание единого расчетного, учетного, контрольного и аналитического центра.

Методы.

• установка одинаковой версии платформы 1С во всех структурах единицах холдинга;
• настройка направлений и потоков обмена информации между структурными единицами холдинга с учётом специфики и требований клиента.

Затраты:

• проведение обследование сложившейся системы автоматизации с целью разработки детального задания на автоматизацию;
• покупка программных продуктов и дополнительного оборудования (при необходимости);
• настройка программных продуктов и оборудования в соответствии с утвержденным заданием на автоматизацию;
• обучение персонала.

Срок окупаемости
проекта:

до одного года.

Дальнейшее
развитие и
поддержка

Ничто не стоит на месте. В случае успешной реализации проекта, по желанию клиента, мы готовы продолжить работы по усовершенствованию существующей системы автоматизации.

Автоматизация в крупных Холдингах

Специфика

В крупных холдингах, часто головная (материнская) компания имеет автоматизацию построенную на платформа SAP или Oracle. Филиалы, дочерние и зависимые общества используют различные бухгалтерские (учетные) программы число которых может превышать десяток.

Проблемы

Автоматизация головной (материнской) компании на других базах кроме как SAP или Oracle невозможна т.к. другие базы неработоспособны при таком объеме данных. Автоматизация филиалов и дочерних и зависимых обществ (ДЗО) на базе SAP или Oracle невозможна из-за дороговизны данного решения и колоссальных проблем с обучением (переподготовкой) персонала.

Цель:

Создание единой системы обмены информации между различными учетными системами. Что позволит:

• установить полный контроль за финансовыми потоками и оптимизировать их;
• ускорение оборачиваемости финансовых ресурсов и сокращение затрат на привлечение заемного капитала;
• построение системы внутреннего контроля (СВК) для предотвращения непроизводственных потерь (хищений);
• создание системы управления рисками (СУР);
• создание системы индикаторов корпоративных злоупотреблений;
• возможность оперативно отслеживать (в т.ч. программными средствами) имеющихся отклонениях от установленных плана, бюджета с целью оперативного выявления причин таких отклонений и оперативного реагирования;
• минимизация и оптимизация складских запасов (производственных и готовой продукции);
• снижение и оптимизация затрат на производство и реализацию;
• выявление резервов и определение недостаточности компетенций персонала.

Методы.

Создание системы по обмену информацией между отдельными структурными единицами холдинга в рамках единого учетного, контрольного и аналитического центра

Затраты:

• проведение обследование сложившейся системы автоматизации с целью разработки детального поэтапного Задания на автоматизацию;
• покупка программных продуктов и дополнительного оборудования;
• разработка дополнительных уникальных программных продуктов (при необходимости);
• настройка программных продуктов и оборудования в соответствии с утвержденным заданием на автоматизацию;
• обучение персонала.

Дальнейшее
развитие
и поддержка

Такая сложная система нуждается в постоянной поддержки. Ибо, во-первых, происходит постоянная модернизация программных платформ на которых работают дочерние структуры общества, во-вторых возрастает требование менеджмента и собственников холдинга к качеству работы системы.

Этапы автоматизации бизнес-процессов

• I. Этап

Автоматизация (оперативного) управленческого учёта

Цель.

Создание эффективной системы оперативного контроля за финансовой деятельностью группы компаний как системы в целом, так и в каждой компании в отдельности.

Методы.

Получение ежедневной (ежечасной) информации по выбранным показателям с необходимой аналитикой включая расчетные показатели. С возможностью моментального запроса по необходимой детализации.

Реализация.

Создание системы обмена информации между бухгалтерскими (учетными) программами всех дочерних коммерческих структур и головной структурой вне зависимости от используемых программ и их версий.

• II. Этап

Автоматизация внутренней логистики

Цель.

Создание эффективной системы движения финансовых средств, товаров и материалов внутри группы компаний. Снижение затрат, повышение эффективности.

Методы.

Получение оперативной информации по наличию средств, материалов, товаров по каждой структурной единице. Информации по стадии обработки. Расчет оптимальных схем движения материальных средств, материалов, товаров.

Реализация.

Создание системы обмена информации между бухгалтерскими и учетными программами всех дочерних коммерческих структур и головной структурой вне зависимости от используемых программ и их версий. Создание программного обеспечения позволяющего анализировать запросы, наличие, возможности и выдавать решения по максимально эффективному исполнению поставленных задач.

КОНЕЧНАЯ ЦЕЛЬ

• полный оперативный контроль за деятельностью компаний как целостной системы, так и каждой структурной единицей в отдельности
• повышение экономической эффективности группы компаний, как целостной системы путем оптимизации потоков внутри холдинга, а также взаимодействия всей системы с внешней экономической средой

СХЕМЫ РЕЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

1. СХЕМА

• КЛИЕНТ

Имеет чётко структурированный план того какую информацию и в каком виде он хочет получать от каждого из своих структурных подразделений, а также какая сводная аналитика ему необходима.

• НАША ЗАДАЧА
• Осуществить максимально эффектную реализацию поставленных клиентом задач.

2. СХЕМА

• КЛИЕНТ

Не имеет четкой концепции автоматизации

• НАША ЗАДАЧА

В этом случае разбивается на несколько частей (этапов):

1. I Этап. Подготовительный. Проводится комплексное обследование. Целью которого является разработка различных вариантов концепций автоматизации для того чтобы собственник (менеджмент) мог выбрать вариант для реализации.
2. II Этап. Постановка и детализация задачи для реализации на основе утвержденного Клиентом концепции.
3. III Этап. Реализация поставленной задачи. Реализация проекта разбивается на стадии (этапы). Каждая стадия сдается Клиенту отдельно, так чтобы эффект от внедрения можно было получить сразу, а также, при необходимости произвести рабочую доводку системы.

3. СХЕМА

После реализации проекта, мы не бросаем своих Клиентов. При необходимости, мы совершенствуем разработанные системы автоматизации, углубляем и адаптируем их к новым условиям..

Этапы реализации проекта

• I этап. Подготовительный.

Проводится с целью: оценить готовность Заказчика к реализации проекта автоматизации бизнес-процессов, оценить затраты (денежные и временные) и экономическую эффективность проекта.

• Предпроектное обследование.

Целью обследования является анализ существующих бизнес-процессов Заказчика и перспектив их изменения, исследование оценки самим Заказчиком сложившегося положения по следующим направлениям :

• Планирование
• Маркетинг и продажи
• Логистика
• Организация производственного цикла
• Основной бизнес-процесс “от заказа до оплаты”
• Работа финансовой службы
• Обеспечение сервиса и гарантии для клиентов заказчика
• Мотивация персонала
• Изменения и инновации
• Подготовка предварительного Бизнес-плана проекта.
• Согласовывается с Заказчиком принципиальная концепция проекта. Производится разбивка на этапы по сдачи работы.
• Рассчитываются затраты на проект в целом и поэтапно. Оценивается времени реализации проекта, в т.ч. поэтапно. Определятся время адаптации персонала к проекту. Рассчитывается экономическая эффективность проекта.

• II этап. Реализация

• 1. Подэтап. Постановка задачи

Качество реализации проекта во многом определяется качеством постановки задачи. Для постановки силами специалистов консалтингового подразделения Thornton Springer проводится подробное исследование по следующим направлениям:

• Организационная структура управления компании.
• Формирование существующей модели - бизнес-процессов, в том числе:
• с учетом особенностей структуры управления;
• Ответственность и ее делегирование в бизнес-процессах;
• Сроки исполнения в бизнес-процессах;
• Объем и порядок информированности каждого звена бизнес-процесса;
• Отчетность и ее формы по звеньям бизнес-процесса;
• Функции участников бизнес-процесса.

Методы используемые для исследования традиционны: изучение документов и интервьюирование сотрудников.

• Разработка изменений в бизнес-процессах, в структуре управления в рамках участков и направлений обследования. Формирование новой модели бизнес-процессов, с учетом задач и направлений автоматизации, которое выносится на согласование с Заказчиком.
• Разработка Задания на автоматизацию, которое выносится на согласование с Заказчиком.
• 2. Подэтап. Реализация проекта.

Реализация проекта осуществляется в соответствии с утвержденным Заказчиком Заданием.

В Задании детально прописываются:

• Необходимое материальное обеспечение для реализации проекта, включающее:
• оборудование необходимое для полноценной реализации проекта включая (при необходимости) дополнительное к существующему;
• программное обеспечение необходимое для полноценной реализации проекта включая (при необходимости) дополнительное к существующему.
• Этапы реализации проекта, например:
• закупка и установка дополнительного оборудования и программного обеспечения с разбивкой по подэтапам;
• настройка и адаптация программного обеспечения с разбивкой по подэтапам;
• написание программного обеспечения по подэтапам;
• подготовка и обучение персонала с разбивкой по подэтапам.
• Требование к персоналу, как к исполнителям, так и к обслуживающим систему. График переподготовки и обучения персонала.
• Сроки реализации проекта по этапам и подэтапам.
• Формы документооборота между участниками бизнес-процесса и ответственность за их ведение.
• Сроки движения форм между участниками бизнес-процесса, также ответственность за их соблюдение.
• Разрабатываются результативные формы и показатели.
• Разрабатывается структура и содержание баз данных информации.
• Устанавливаются критерии уровня доступа к информации в зависимости от компетенции.
• Разрабатываются и описываются критерии успешности (эффективности) реализации каждого из этапов.

• III этап

• Сопровождение. Поддержка. Совершенствование.

После сдачи проекта Thornton Springer осуществляет, оговоренное в Задании сопровождение клиента. В т.ч. оперативное консультирование по телефону и с выездом к Заказчику. В случае, обнаружения возможных недостатков (сбоев в работе), выявленных уже после рабочего тестирования, немедленно принимает меру по их устранению.

Нет идеальной системы, совершенствуются и программные средства и средства реализации. Thornton Springer всегда окажет помощь в написании и адаптации нового модуля реализации и адаптации нового программного продукта.